طرق فعَّالة لتعزيز التواصل في الاجتماعات الافتراضية

في العصر الرقمي الحالي، أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءاً أساسياً من حياتنا المهنية والشخصية. سواء كنت تعمل عن بُعد، أو تدير فريقاً دولياً، أو تتواصل مع عملاء وشركاء من مختلف أنحاء العالم؛ فإن القدرة على التواصل بفعالية خلال هذه الاجتماعات تلعب دوراً حيوياً في نجاحك. ولكن التحديات التي تصاحب الاجتماعات الافتراضية، مثل الحواجز التقنية ونقص التفاعل الشخصي، يمكن أن تؤثر سلباً في جودة التواصل.
فما الخطوات التي يمكننا اتخاذها لتعزيز التفاعل والمشاركة في هذه البيئة الرقمية؟ وما الخطوات التي يمكننا اتخاذها لتعزيز التفاعل والمشاركة في اجتماعات الزملاء ضمن البيئة الرقمية؟ وهل يمكن للتكنولوجيا أن تكون عائقاً أو محفزاً للتواصل الفعَّال بشكل يحافظ على تركيز الحضور ويشجع على المشاركة الفعالة؟ العديد من التساؤلات يجيب عنها الخبير في مجال الأمن السيبراني من جامعة كاربوك، المهندس حسام سامي عبر طرح عدة وسائل لتعزيز التفاعل والمشاركة في بيئة العمل الافتراضية.

مشاهدة جدول الأعمال

قبل الغوص في اجتماع افتراضي، من المهم أن يكون لديك جدول أعمال واضح يتم توزيعه على جميع المشاركين. ستوجه خريطة الطريق هذه المناقشة، وتبقي الاجتماع في المسار الصحيح، وتضمن تغطية جميع المواضيع الضرورية. يجب أن يوضح جدول الأعمال الغرض من الاجتماع، والنقاط الرئيسية التي ستتم مناقشتها، ومن سيقدم كل موضوع، وأي تحضيرات مطلوبة من الحضور. من خلال تحديد التوقعات مسبقاً؛ فإنك تشجع المشاركين على الاستعداد؛ ما يعزز اجتماعاً أكثر جاذبية وكفاءة.
لموظف ناجح في العمل، تعرف إلى: سر بناء العلاقات المهنية القوية في مجال عملك

المشاركة البصرية

يمكن أن يؤدي استخدام الوسائل المرئية إلى تحسين وضوح اتصالاتك بشكل كبير في الاجتماع الافتراضي. ويمكن لأدوات مثل الشرائح والمخططات والرسوم البيانية أن تساعد في نقل المعلومات المعقدة بشكل أكثر فعالية من الكلمات المنطوقة وحدها؛ فعند تقديم بيانات أو عمليات معقدة أو مفصلة، ​​يمكن أن توفر الوسائل البصرية نقطة مرجعية تحافظ على مشاركة المشاركين وتساعدهم على الفهم؛ لذلك تذكر أن تبقي هذه العناصر المرئية بسيطة وواضحة وذات صلة بالمناقشة لتجنب إرباك جمهورك.

معلومة: “الاستماع الجيد هو الأساس لتحقيق فهم مشترك وتعزيز التعاون في الاجتماعات الافتراضية”.

الاستماع الفعَّال

يُعد الاستماع الفعال عنصراً أساسياً للتواصل الفعال، خاصة في الإعدادات الافتراضية حيث تكون الإشارات المرئية محدودة. إنه ينطوي على التركيز بشكل كامل على المتحدث، وفهم رسالته، وتقديم التعليقات، وحجب الحكم. لممارسة الاستماع الفعَّال، يجب عليك الاعتراف بما يُقال بالتأكيدات، وطرح أسئلة توضيحية، وإعادة صياغة النقاط لفهم أفضل. لا يضمن هذا النهج فهم المحتوى الذي تتم مشاركته فحسب، بل يُظهر أيضاً الاحترام ويشجع الحوار المفتوح.

مشاركة الجميع

في الاجتماعات الافتراضية، من السهل على بعض المشاركين أن يصبحوا مراقبين سلبيين. لتعزيز التواصل، ابذل جهداً واعياً لإشراك الجميع من خلال دعوة المدخلات وتشجيع المناقشة. خاطب المشاركين بالاسم لجذبهم إلى المحادثة واطلب آراءهم حول مواضيع محددة. ولا يساعد هذا في إبقاء الجميع مشاركين فحسب، بل يجلب أيضاً وجهات نظر متنوعة إلى الطاولة؛ ما يثري نتائج الاجتماع.

جمع ردود الأفعال

يُعد إنشاء حلقة ردود الفعل أمراً ضرورياً للتحسين المستمر في الاتصال الافتراضي. في نهاية كل اجتماع، خصص بعض الوقت للحصول على تعليقات المشاركين حول ما نجح بشكل جيد وما يمكن تحسينه. يمكن القيام بذلك من خلال مناقشة مائدة مستديرة سريعة أو استطلاع رأي مجهول بعد الاجتماع. من خلال البحث بنشاط عن التعليقات والتصرف بناءً عليها؛ فإنك تظهر التزاماً بالتواصل الفعَّال وتخلق بيئة يتم فيها تقدير صوت الجميع.

إضاءة: “التكيف مع الأدوات الرقمية الجديدة يُظهر مرونتك وقدرتك على مواكبة التغيرات في بيئة العمل”.

في الختام، ان فهم آداب التكنولوجيا والالتزام بها يمكن أن يعزز التواصل بشكل كبير في الاجتماعات الافتراضية. يتضمن ذلك كتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث لتقليل الضوضاء في الخلفية، والتأكد من وضع الكاميرا بشكل صحيح، ومراعاة الإضاءة والمشتتات. تعرف أيضاً على ميزات منصة الاجتماعات مثل وظائف الدردشة وخيارات رفع اليد ومشاركة الشاشة. تقلل آداب التكنولوجيا المناسبة من العوائق الفنية وتحافظ على التركيز على محتوى الاجتماع.
تطور بشكل منظم وعلمي من خلال الاطلاع على كيف تتوقف عن مقارنة نفسك بالآخرين؟.